1.概述

会议预约系统是一种旨在简化和优化会议筹备、组织和管理过程的软件系统，它的主要目标是提高会议的效率、减少组织会议的工作量、提供更好的会议体验以及增强会议信息的追踪和记录。它提供了一系列功能和工具，帮助用户有效地安排和管理各种类型的会议，提高会议的效率和会议室的使用率，同时智能管理系统的设计和开发需要兼顾用户需求、技术选择、安全性和性能，以实现其预期的功能和价值。

会议预约系统可以适应各种行业和领域的需求，提供高度定制化的解决方案，以优化会议流程、提高参与度，并提供更好的用户体验。无论是企业、学术机构、政府组织还是社交活动，都可以受益于会议预约系统的应用。

2.总体设计

会议预约系统的出发点是提供一个集成化、高效和智能化的平台，以优化会议的组织和管理过程，提升会议的效率和参与者的体验，其主要特点如下图所示：

 

会议预约系统主要流程如下图所示：

 

3.解决方案

会议预约系统可以通过web浏览器进行访问,也可以通过企业微信进行预约，同时也可以将数据传入云服务来提供高可用性、可伸缩性和数据存储。

3.1.会议管理

会议预定

用户可以通过网页端、企业微信端等多种方式进行会议预定，通过时间轴方式可以快速了解各个会议室的占用情况，从而做出决策，选择合适的会议室和预订时间段后，可以提交预订请求。系统会自动检查预订冲突，如果有冲突，系统会提供其他可用的时间段或会议室作为选择。用户可以实时查看会议室的可用性和预定情况，做出预定决策。

会议审核

用户可以根据公司的需要自行设定，不同会议室可以配置是否需要审核，不需要审核的会议室预定后系统自动通过审核，否则需要管理人员进行人工审核，如果到会议时间还没有审批的会议将自动取消。通过审核系统，可以让管理人员对各会议室进行精准管理，了解各会议室预定情况。

通知提醒

通过企业微信的通知方式您可以接收会议邀请并在会议前收到提醒，以确保您不会错过任何一场会议。同时，系统也可以接入短信猫，进行短信提醒，或者邮件提醒。会议审核通过后，系统会向参会人员发送一条会议提醒，会前 15 分钟，系统会发送一条会议签到提醒，会议取消或者提前结束，系统也会发送一条结束会议的通知。

会议签到

会议预约系统提供多种会议签到方式，可以通过扫描会议屏上的二维码进行签到，简单快捷，无需额外的设备和应用支持，提高签到效率和便利性；也可以通过企业微信，可以在会议系统中直接点击签到，各端实现签到同步；同时用户也可以通过网页端的我的会议，可以进行会议签到。

会议结束

为合理高效的利用好会议室，当会议开始后的 15 分钟内无人签到，则系统自动将会议取消，释放会议室资源。如果会议提前结束，会议发布者可以通过 会议屏、企业微信、网页端对会议结束，提前释放会议室资源。

 

3.2.会议室管理

查看会议室

用户可以查看系统中可用的会议室列表，包括会议室的名称、容量、设备设施、地点等相关信息。系统可能提供会议室的图片或平面图，以便用户更好地了解会议室的布局和环境。

智能联动

系统根据需求，可以定义多种场景模式，通过系统与窗帘、灯光、空调等设备联动，深度集成智能控制系统，会前自动开启，会后自动关闭。集中控制灯光、空调、投影、窗帘、AV等多场景自定义预设，一键轻松切换场景，整个流程自然顺畅。

管理会议室资源

会议预约系统还可以帮助管理员管理会议室资源。管理员可以设置会议室的基本信息、容量、设备设施等，并监控会议室的使用情况、利用率和维护需求。

 

3.3.统计分析

多视图显示

多种视图显示会议室状态，用户可以通过管理后台的周视图，可以实时了解会议室状态，直观了解会议室使用情况，合理规划会议室使用时间，也可以通过预定的时间轴，查看各会议室的空闲状态，同时通过会议屏，可以查看该会议室的占用情况。

多维度分析

可根据会议室使用人员数据、时间使用数据、闲置数据，会议室空间使用费用等作出多维度统计及分析，更新管理方案，节约人员耗费，助力企业决策。系统可以按日统计、按周统计、按月统计、按部门统计等多种统计方式，可以迅速了解各会议室的利用情况。